ALCALDIA MUNICIPAL
DELICIAS DE CONCEPCION

Abril 2020

INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene como finalidad principal, organizar y regular los procesos de evaluación del desempeño de los empleados(as) de la Municipalidad de Delicias de Concepción, a efecto de propiciar la mejora permanente en la calidad de los servicios prestados a la ciudadanía de dicho municipio.

El contenido de este Manual incluye los objetivos de manera general y específicos, el fundamento legal que sustenta las disposiciones establecidas en el mismo, la base teórica que permite visualizar el sentido técnico y operativo de la evaluación del desempeño,  el proceso de aplicación del sistema de evaluación del desempeño, en el que se destacan los procedimientos y regulaciones para la aplicación y uso del sistema, las disposiciones administrativas relacionadas con la unidad encomendada a la aplicación de estos instrumentos y finalmente sus anexos, que recogen de manera particular el instructivo de aplicación del sistema y los formularios para hacer efectiva la evaluación del desempeño de los empleados, a partir de los requerimientos y especificaciones del puesto y  del nivel funcionarial al que corresponde el cargo.

Este instrumento, se ha construido por medio de un proceso de consulta y participación de los empleados(as), jefaturas y concejales(as) de la Municipalidad, con el propósito de que éste sea asumido y puesto en ejercicio con importantes niveles de apropiamiento y sentido de pertenencia.

De fundamental importancia es señalar que el presente Manual, responde en cada una de sus partes y consideraciones a las disposiciones de la Ley de la Carrera Administrativa Municipal.

1. OBJETIVOS

1.1. Objetivo General:

• Organizar, orientar y regular los procesos de evaluación del desempeño del personal de la Municipalidad de Delicias de Concepción, para favorecer la eficiencia, la responsabilidad y la calidad de los servicios que brinda a la ciudadanía. 

1.2 Objetivos Específicos:

• Organizar y regular el otorgamiento de estímulos y ascensos a los empleados(as).

• Contribuir a formular Programas de Capacitación a partir de los resultados de la evaluación, a efecto de promover la mejora y la corrección de debilidades en el desempeño.

• Orientar el otorgamiento de becas y comisiones de estudio, relacionados con el cargo o la gestión municipal.

• Contribuir a la evaluación de procesos de selección.

• Determinar la permanencia en el servicio.

2. FUNDAMENTO LEGAL

El diseño y puesta en vigencia del Manual de Evaluación del Desempeño Laboral de la Municipalidad de Delicias de Concepción, encuentra su razón jurídica en diferentes cuerpos legales, de los cuales se destacan los de mayor vinculación.

Código Municipal

Obligación del Concejo Municipal

Art. 31, Numeral 4. Son obligaciones del Concejo: Realizar la administración municipal con transparencia, austeridad, eficiencia y eficacia.”

El Numeral 4 indica, que la administración del Gobierno Local, debe ser eficaz y eficiente, lo que implica que su personal, tanto a nivel de funcionarios como de empleados, son eficientes cuando deben comprobar la capacidad para desempeñar un cargo y hacerlo con los recursos que se disponen con ahorro de tiempo.

Así mismo, la eficacia se logra cuando la actividad produce el efecto esperado o los resultados planificados. Ambos aspectos, se pueden medir a través de un Manual de Evaluación del Desempeño Laboral de los servidores(as) públicos municipales.

Ley de la Carrera Administrativa Municipal

Evaluación del Desempeño y su Calificación

Art. 42. El desempeño laboral de los empleados de carrera deberá ser evaluado respecto de los objetivos del puesto de trabajo contenidos en los manuales correspondientes de acuerdo a las políticas, planes, programas y estrategias de la Municipalidad o Entidades Municipales, en el período a evaluar, teniendo en cuenta factores objetivos medibles, cuantificables y verificables; el resultado de esta evaluación será la calificación para dicho período.

Evaluación del Desempeño como Instrumento de Gestión.

Art. 43.- La evaluación del desempeño es un instrumento de gestión, que busca el mejoramiento y desarrollo de los servidores públicos de carrera. Deberá tenerse en cuenta para:

• Conceder estímulos a los empleados;

• Formular programas de capacitación;

• Otorgar becas y comisiones de estudio relacionados con el cargo o la gestión municipal;

• Evaluar procesos de selección; y

• Determinar la permanencia en el servicio.

El Artículo establece, que la acción de aplicar una evaluación es una herramienta que tiene la Administración Municipal, que busca mejorar y desarrollar las funciones que tienen los empleados(as) municipales, en el desempeño de su trabajo diario.

Pero también en los numerales del 1 al 5, del Art. 43, señala para qué sirve la evaluación y establece que:

1. Al trabajador(a) municipal que realiza bien su trabajo, pueden concedérseles estímulos individuales, como un diploma de reconocimiento por el trabajo desempeñado; una beca de estudio completa o parcial; invitarlo a que participe en eventos de capacitación, con el objeto que desarrolle sus conocimientos en materia de interés para la Municipalidad; entre otros estímulos.

2. La evaluación del personal de la Municipalidad, puede identificar que existen deficiencias en los conocimientos sobre materias relacionadas con el desempeño administrativo de los trabajadores(as) municipales y ello llevar a decidir que las autoridades municipales formulen programas de capacitación.

3. El resultado de una evaluación aplicada al personal de la Municipalidad, también sirve para el otorgamiento de becas o ser tomado en cuenta para que dé sus aportes en una comisión de estudio relacionado con el cargo, o que comparta su experiencia exitosa con el resto de compañeros(as) de trabajo y que sirva al mismo tiempo a los intereses de la Municipalidad.

4. También cuando se evalúa al personal de la Municipalidad, los resultados pueden servir para determinar criterios en el momento de la selección de nuevos miembros de la comunidad laboral municipal.

5. Una evaluación puede llevar a la conclusión, que es el momento de decidir sobre la permanencia de un empleado(a) en el puesto de trabajo. Ciertamente, para llegar a esta conclusión, debió haberse transcurrido por un proceso y no es que deba decidirse en la primera evaluación. Se tiene que haber hecho anteriormente, amonestaciones verbales y escritas, haber dado oportunidades de capacitación y de estímulos entre otros, para que esta persona pueda ser retirada del puesto. Se ha de considerar, que el retiro debe hacerse de conformidad con las disposiciones legales, establecidas en los procedimientos administrativos y/o judiciales, regulados en la Ley de la Carrera Administrativa Municipal.

Obligación de Evaluar, Calificar y Registrar

Art. 44.- La evaluación del desempeño laboral de los empleados deberá hacerse y calificarse al menos una vez por año, en los términos que determine el correspondiente manual. No obstante, si durante este período el Concejo Municipal o el Alcalde, o la Máxima Autoridad Administrativa, recibe información debidamente sustentada de que el desempeño laboral de un empleado o funcionario es deficiente, podrá ordenar por escrito, que se le evalúe y califiquen sus servicios en forma inmediata.

Las evaluaciones serán registradas en el expediente del empleado o funcionario, en el Registro Municipal de la Carrera Administrativa Municipal y en el Registro Nacional de la Carrera Administrativa Municipal.

Notificación de la Calificación

Art. 45.- La calificación producto de la evaluación del desempeño laboral, deberá ser notificada al evaluado, quien en caso de inconformidad podrá solicitar al Concejo, y en su ausencia al Alcalde y en la ausencia de ambos a la Máxima Autoridad Administrativa, que se revise la evaluación practicada. La autoridad correspondiente designará a uno o más funcionarios idóneos para que realicen la revisión o practiquen una nueva evaluación, según el caso. 

Adecuación de Manuales de Evaluación

Art. 46.- Los manuales de evaluación de desempeño laboral, deberán mantenerse debidamente actualizados y adecuados a las características del puesto de trabajo, circunstancias de desempeño del cargo y objetivos perseguidos por la municipalidad o entidad municipal.

Normas Técnicas de Control Interno Específicas

Políticas y Prácticas para la Administración del Capital Humano

3. BASE TEÓRICA

Para la puesta en marcha del presente manual y la adecuada orientación y aplicación de los procesos de evaluación del personal, la Municipalidad de Delicias de Concepción asume como marco de referencia las pautas siguientes:

• Que el sistema de evaluación parte de la visión estratégica institucional de la gestión municipal y sus procesos, es decir, teniendo en cuenta que el desempeño de un cargo, ha de ser dimensionado en su relación con los objetivos y funciones de la unidad o sección a la que está orgánicamente adherido, así como en la relación de los objetivos y funciones que dicha unidad o sección contribuye a la consecución de los fines estratégicos de la municipalidad.

• Que el método empleado de evaluación, aplicado para éste manual, combina varios de los métodos y esta principalmente centrado en la escala gráfica, considerando que las ventajas de este método son: la de fácil y rápida aplicación y comprensión, el bajo costo, se requiere adecuada capacitación y se puede aplicar a números importantes de personal.

• Que el sistema y el manual están basados en el conjunto de disposiciones establecidas por la Ley de la Carrera Administrativa Municipal.

• Que el manual y el sistema de evaluación, está basado en elementos de la realidad de la Municipalidad de Delicias de Concepción, la cual tiene a su base, un diagnóstico general de los instrumentos administrativos y un ejercicio de profundización para el conocimiento de procedimientos y herramientas empleadas para estos fines.

La Municipalidad comprende y asume como principios rectores de la evaluación del desempeño los siguientes:

• El recurso humano es el más importante de cuantos dispone para el cumplimiento de sus objetivos, debe dársele una mayor participación en la apreciación de su desempeño en el trabajo.

• La retroalimentación efectiva del desempeño es una herramienta motivacional y a la vez, una fuente eficaz para el desarrollo del individuo y de la Municipalidad.

• El sistema de evaluación del desempeño ha de ser flexible y adaptable a los diferentes niveles organizacionales y circunstancias que caracterizan la situación del individuo y al mismo tiempo, lo suficientemente simple para ser comprendido y aplicado por todos los usuarios(as).

• El sistema de evaluación del desempeño, se fundamenta en el convencimiento de que todo empleado(a), tiene interés y necesidad de conocer la forma en que el jefe inmediato evalúa su desempeño y su contribución a las operaciones de la Municipalidad.

• El objetivo fundamental del sistema es evaluar la forma en que el empleado(a) desempeña las tareas asignadas, en procura de mayor productividad y calidad.

Por lo que el desarrollo y aplicación del presente manual ha de favorecer acciones y proceso para:

• Orientar a los empleados(as) sobre la forma en que deben desempeñar su trabajo, para que éste satisfaga las expectativas de la Municipalidad.

• Hacer reconocimiento formal de los métodos de trabajo aplicados por el empleado(a), estimulando a otros a repetirlos, adaptándolos a sus puestos y circunstancias.

• Propiciar el establecimiento de incentivos, no necesariamente salariales, destinados a satisfacer las expectativas y a aumentar el grado de motivación de los empleados(as) en el trabajo.

• Determinar la concesión del aumento salarial por antigüedad o de cualquier otro incentivo.

• Sustentar criterios de reubicación de los empleados(as) para la mejor utilización de sus conocimientos, destrezas, habilidades y potencialidades.

• Formular y sustentar políticas que eviten la salida de los mejores empleados(as) de la Administración.

4.REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Este manual será revisado y actualizado cada dos años, en los primeros tres meses del año que corresponda. El proceso de organización y planificación del proceso de revisión será una responsabilidad de la unidad encargada del personal y la administración del mismo.

Para la revisión y adecuación del presente, se procurará la participación del personal de jefatura en primera instancia y del personal en general para efectos de socialización.

Cualquier reforma o adecuación al presente manual, será previa a su puesta en marcha aprobada por el Concejo Municipal.

5. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

El sistema de evaluación del desempeño para la aplicación del presente manual estará orientado por las disposiciones técnicas, administrativas y financieras siguientes: 

El Ciclo de Evaluación

El periodo de evaluación comprende un año de labores, proceso que se desarrollara entre los seis meses últimos del año, teniendo en consideración los procesos de planificación de capacitación y los procesos presupuestarios de la Municipalidad. 

Directrices Generales para la Evaluación

• La evaluación estará relacionada con las demandas y responsabilidades del nivel funcionarial, en el que se desempeñan los empleados(as) en su relación con los requerimientos del cargo específico que desempeñan.

• La escala de evaluación del desempeño aplicada y contenida en el manual se convertirá en el instrumento principal de obtención de datos objetivos del nivel de desempeño.

• Los jefes(as) aplicarán sistemáticamente la observación para valorar el desempeño y aplicará una lista de chequeo de forma intermedia y en cualquier momento del año, ofreciendo la oportunidad al empleado(a) de corregir antes de finalizado el año y la aplicación de la evaluación anual.

• La lista de chequeo que aplicará el jefe(a) inmediato, estará basada en los mismos criterios generales de la evaluación final, pero evaluados a partir de la observación directa del desempeño del empleado(a), con un apartado en el que se anoten las potenciales observaciones para la mejora del desempeño del empleado, teniendo en consideración las especificaciones establecidas en el manual descriptor de cargos de esta Municipalidad.

• Se incluirá en el expediente los resultados de la evaluación anual y las parciales únicamente servirán como herramientas de apoyo para la valoración final.

• La evaluación se llevará a cabo por medio de cuatro formularios (ANEXOS 2,3,4,5) que corresponderá a los niveles funcionariales establecidos por la Ley de la Carrera Administrativa Municipal y a las áreas del desempeño claves para la medición del rendimiento y cumplimiento de responsabilidades por parte del empleado(a).

• En caso de considerarse pertinente por parte del encargado de recursos humanos, como apoyo a la evaluación final, se podrán usar otras fuentes de retroalimentación como pueden ser encuestas a la ciudadanía.

• En caso de que un empleado(a) sea reubicado a un cargo diferente, éste será evaluado con el formulario del grupo laboral correspondiente a las funciones del cargo en el que ha estado más tiempo desde la evaluación anterior.

Distribución de los Empleados(as) por Grupos Laborales

La distribución de los empleados(as) en grupos laborales, según sus funciones, está determinada según lo establecido en Título II, referente a los funcionarios y Empleados de Carrera; Capítulo I, de Las Funciones Correspondientes a los Niveles de Carrera, en el Art. 5.- el cual define que por su contenido funcionarial los servidores públicos se clasifican en niveles de dirección, técnicos, soporte administrativos y operativos.

Será el jefe(a) inmediato, el que determine en base a la distribución de los cargos por nivel funcionarial establecido en el Manual Descriptor de Cargos y Categorías, el formulario correspondiente al grupo laboral con el que se evaluará al empleado(a), según sean sus funciones reales y teniendo como base las definiciones siguientes:

GRUPO LABORAL NIVEL DE DIRECCIÓN

Pertenecen los/ empleados(as) públicos que desempeñan funciones de dirección, planificación y organización del trabajo, tendientes a lograr los objetivos de la municipalidad.

GRUPO LABORAL NIVEL TÉCNICO

Pertenecen los empleados(as) públicos que desempeñan funciones técnicas o administrativas especializadas y complejas, para las que se requiere estudios previos de orden universitario o técnico.

GRUPO LABORAL NIVEL ADMINISTRATIVO

Al nivel de soporte administrativo pertenecen los empleados(as) que desempeñan funciones de apoyo administrativo y técnico, para los que se requieren estudios mínimos de bachillerato.

GRUPO LABORAL NIVEL OPERATIVO

A este nivel pertenecen los empleados(as) con funciones de apoyo a los servicios generales propios de la municipalidad.

Las Áreas del Desempeño según Grupos Laborales

En el apartado de anexos de este manual, se agrega un formulario de evaluación para los empleados(as) de cada nivel funcionarial, para realizar la evaluación del desempeño correspondiente. Este formulario de evaluación del desempeño, establece en el apartado B de su contenido un conjunto de áreas del desempeño a evaluar, las cuales son detallas a continuación:

AREAS DE EVALUACION

NIVEL DE

DIRECCIÓN

NIVEL

TÉCNICO

NIVEL ADMINISTRATIVO

NIVEL

OPERATIVO

-Planeamiento y organización

-Seguimiento y solución de problemas

-Toma de decisiones

-Responsabilidad

-Liderazgo

-Comunicación

-Relaciones interpersonales e intergrupales 

-Competencia profesional

-Calidad de Trabajo

-Iniciativa

-Planeamiento

-Diligencia

-Comunicación

-Relaciones de trabajo

-Calidad de trabajo

-Cantidad del trabajo

-Conocimiento del trabajo

-Responsabilidad

-Diligencia

-Iniciativa y criterio

-Relaciones de trabajo

-Atención al público

-Calidad del Trabajo

-Manejo de información y archivos

-Responsabilidad

-Colaboración

-Iniciativa y criterio

-Relaciones de trabajo

Grado de Desempeño

Con el fin de que el evaluador y el empleado(a) puedan interpretar adecuadamente los resultados e identificar las fortalezas y debilidades del desempeño, demostrado durante el periodo evaluado por medio del formulario anexo, a continuación se indican los diferentes grados de desempeño en los que puede ser ubicado el trabajo del empleado(a) municipal.

ESCALA DE EVALUACIÓN POR ÁREA DE DESEMPEÑO

GRADOS DE DESEMPEÑO

DEFINICIÓN

PUNTAJES

CATEGORÍA CUALITATIVA DEL DESEMPEÑO

1

Desempeño muy por debajo del esperado

4

DEFICIENTE

2

Desempeño ligeramente por debajo del esperado

8

REGULAR

3

Desempeño conforme con el mínimo esperado

12

BUENO

4

Desempeño por encima del esperado

16

MUY BUENO

5

Desempeño Excepcional

20

EXCELENTE

La tabla siguiente muestra los rangos que han de servir de base, para el establecimiento de la condición o grado de desempeño anual del empleado(a) municipal.

ESCALA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO GENERAL ANUAL

RANGO EN PUNTOS

CATEGORÍA CUALITATIVA DEL DESEMPEÑO

28

DEFICIENTE

De 29 a 56

REGULAR

De 57 a 84

BUENO

De 85 a 112

MUY BUENO

De 113 a 140

EXCELENTE

*El desempeño esperado será determinado por el jefe inmediato basándose en el perfil del cargo, las responsabilidades que este implica en su relación con el rendimiento mostrado con fundamento en el potencial laboral del servidor, los recursos disponibles y la complejidad o dificultad de las tareas.

El Proceso de Evaluación y Revisión (Detalles Anexo 1)

Evaluación.

La evaluación del desempeño es un proceso a cargo principalmente del jefe(a) inmediato. El superior del jefe(a) inmediato solo participará, ya sea en la evaluación intermedia o en la evaluación final, cuando el empleado(a) manifieste inconformidad en relación con lo actuado por el jefe(a) inmediato. Para ello, debe atenderse lo indicado en los apartados F, G y H del formulario de evaluación del desempeño anexo (en cualquiera de los niveles funcionariales) y lo dispuesto en los artículos 44 y 45 de la Ley de la Carrera Administrativa Municipal.

Los resultados que aquí se determinen, deben reflejar con fidelidad el desempeño alcanzado por el/ empleado(a) durante el año, además, de esta evaluación han de derivarse, propuestas específicas y concretas de capacitación u otras opciones de mejoramiento requeridas por el empleado(a), y que se han de especificar en el apartado D del formulario, con miras a la programación del trabajo para el ciclo siguiente.

Revisión.

El empleado(a) podrá solicitar la revisión, esto según lo establecido en el Art. 45.- el cual establece: La calificación producto de la evaluación del desempeño laboral, deberá ser notificada al evaluado(a), quien en caso de inconformidad podrá solicitar al Concejo, y en su ausencia al Alcalde(sa) y en la ausencia de ambos a la Máxima Autoridad Administrativa, que se revise la evaluación practicada. La autoridad correspondiente designará a uno o más funcionarios idóneos para que realicen la revisión o practiquen una nueva evaluación, según el presente Manual de Evaluación del Desempeño.

6. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS

1. Una vez que el jefe(a) inmediato o el superior del jefe(a) inmediato, en el caso de que éste  hubiere participado en el proceso evaluativo, haya firmado y fechado todos los formularios de evaluación de los empleados(as) a su cargo, tendrá ocho días hábiles para enviarlos con sus dos copias y un informe sobre los resultados de la evaluación, a la Oficina de Recursos Humanos o a la Unidad administrativa competente, y al Concejo Municipal para su revisión y registro oportuno.

2. La evaluación del desempeño solo surtirá los efectos administrativos correspondientes, una vez que haya sido anotada en el Registro Municipal y Nacional de la Carrera Administrativa Municipal. No obstante, en sí mismo el formulario de evaluación del desempeño tiene validez y eficacia legal desde el momento en que la evaluación es comunicada al empleado(a).

3. Según el Art. 40, literal tres, de la Ley de la Carrera Administrativa Municipal que literalmente dice: De acuerdo a convenio de cooperación entre dos municipalidades y por razones de necesidad de reforzamiento eventual en áreas determinadas, podrán destacarse de manera temporal, de una municipalidad a otra, los funcionarios(as) o empleados(as) que fueren necesarios, previo consentimiento de éstos. Los empleados(as) o funcionarios(as) conservarán los derechos derivados de su antigüedad al servicio de la municipalidad de origen: su evaluación del desempeño debe efectuarla el funcionario que actúe como su jefe(a) inmediato durante el período de su traslado, siempre que dicho período no sea inferior al requerido para ser evaluado, de conformidad con lo estipulado en la Ley y este Manual.

4. Si por razones de licencia, incapacidad, becas u otras causas, el empleado(a) hubiere interrumpido sus servicios durante el ciclo de evaluación, se procederá de acuerdo con lo señalado en el siguiente numeral.

5. Para determinar la Evaluación Anual del empleado(a) que tenga menos de 12 meses de tiempo efectivamente laborado durante el ciclo de evaluación, se procederá de la siguiente manera:

En ningún caso deberá ser evaluado el  empleado(a) que tenga menos de seis meses de tiempo efectivamente laborado.

No obstante, para cualquier efecto de orden administrativo, por ejemplo, pago de incentivos, se le tomará en cuenta la evaluación anual del ciclo anterior.

El/ empleado(a) podrá ser evaluado si a la fecha de la evaluación tiene seis meses o más de tiempo efectivamente laborado durante el ciclo de evaluación.

6. En caso de que a la fecha de evaluación, el empleado(a) se encuentre ausente de su puesto, ya sea por incapacidad, vacaciones o licencia, el proceso de evaluación deberá realizarse cuando éste regrese al trabajo. Para ello, el jefe(a) inmediato deberá justificar el caso en forma escrita, ante la Oficina de Recursos Humanos o a la Unidad Administrativa competente y ésta, a su vez informar al Concejo Municipal, a la Comisión Municipal de la Carrera y al Registro Municipal  y Nacional de la Carrera Administrativa Municipal.

Solamente en las situaciones antes citadas o cuando exista justificación por caso fortuito, valorada por la Comisión de la Carrera Administrativa Municipal, serán aceptadas por ésta las evaluaciones del desempeño efectuadas en forma extemporánea.

7. En caso de que el empleado(a)  se encuentre ausente de su puesto por motivo de licencias sin goce de salario, no deberá exigirse su evaluación del desempeño, para ningún efecto administrativo ni legal.

8. Tanto el empleado(a) como el jefe(a) inmediato o el superior de éste, en caso de que  participe en el proceso de evaluación, deberán firmar con su puño y letra los originales de los formularios de evaluación; no se administrará el uso de facsímiles para este propósito.

La ausencia de la firma del jefe(a) invalidará la evaluación del desempeño, por lo cual éste será responsable por los perjuicios que tal omisión cause al empleado(a).

La ausencia de la firma del empleado(a) hará presumir que éste no recibió el resultado de la evaluación del desempeño. Sin embargo, si la omisión obedece a que el empleado(a) se negó a firmar, el jefe deberá indicarlo así‚ en el apartado I del formulario “OBSERVACIONES GENERALES DE LA JEFATURA” y además, registrar el hecho en una acta avalada con su firma y la de, por lo menos, dos observadores con sus respectivas calidades.

De modo similar ha de proceder el empleado(a) en el caso de que su jefe(a) inmediato no cumpla con su deber de evaluarlo.

9. Si el empleado(a) se negare a asistir a la entrevista, a la que fuere convocado para ser notificado del resultado de la evaluación o para dialogar sobre una eventual disconformidad con respecto a éste, el jefe(a) inmediato o el superior del jefe(a) inmediato, en caso de que intervenga en el proceso, ha de seguir el mismo procedimiento descrito en el punto anterior.

10. Los jefes(as) y los funcionarios de la Oficina de Recursos Humanos o de la Unidad competente, que intervengan en el proceso de evaluación del desempeño serán responsables por el atraso en la remisión o el extravío de los formularios, razón por la cual podrán ser sancionados de acuerdo con la naturaleza y la gravedad del daño causado con su actuación negligente.

11.  En vista de que el formulario de evaluación del desempeño es un documento oficial de gran trascendencia para las distintas acciones legales o técnicas del proceso de administración de recursos humanos, ha de ser llenado y manejado en forma cuidadosa. Ha de estar exento de alteraciones, roturas, correcciones o tachaduras que hagan dudar de la autenticidad de los datos en él contenido. Además, es recomendable que sea llenado e impreso digitalmente, salvo los apartados B, E, F, G y H, que pueden llenarse con bolígrafo. El incumplimiento de estos requisitos puede invalidar o anular la evaluación.

En caso de que el formulario no haya sido llenado correctamente, la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente, lo devolverá al jefe(a) inmediato para que lo llene en la forma debida, para lo cual le dará un plazo prudencial.

12. Toda evaluación del desempeño efectuada fuera de los períodos señalados en este manual, será absolutamente nula, excepto los casos indicados en el mismo.

13. Cuando el empleado(a) dependa técnicamente de un  jefe y administrativamente de otro, en este caso, el jefe(a) técnico actuará como jefe inmediato y estará a cargo de la  evaluación del desempeño, mientras que, el jefe(a) administrativo, actuará como superior para resolver una eventual disconformidad del empleado(a) con respecto al resultado de la evaluación.

14.  Si no existiera un jefe(a) técnico para evaluar a los empleados(as)  de acuerdo con las funciones que realizan, el proceso de evaluación quedará a cargo del o de la jefe(a) administrativo, quien ha de basarse en los informes y cualquier otro medio de control que le permita externar criterios sobre el desempeño del empleado(a).

15. Aún cuando el jefe(a) inmediato tenga menos de tres meses de ser jefe(a) del empleado(a), deberá proceder a evaluar su desempeño, de acuerdo con los procedimientos establecidos en este Manual. Para ello, ha de fundamentar sus apreciaciones en los datos contenidos en el expediente del desempeño del empleado(a), en el que se haya registrado información de las evaluaciones practicadas por jefes anteriores.

16. Para cualquier efecto del proceso de evaluación del desempeño en que se requiera considerar la última calificación obtenida por el empleado(a), ésta se ha de equiparar a la puntuación máxima que en la actualidad tiene la correspondiente categoría cualitativa, según la tabla de conversión de puntos que aparece en este Manual.

17.  El jefe(a) inmediato o el superior podrán utilizar hojas adicionales en aquellos casos en que los espacios provistos en el formulario, no sean suficientes para indicar sus apreciaciones u observaciones sobre algún aspecto de la evaluación del empleado(a), por ejemplo, las que se han previsto en los apartados C, D y H.

7. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS RELACIONADAS CON UNIDADES DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL:

1. Luego de que la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente haya revisado y registrado la información contenida en los formularios del respectivo periodo de evaluación, dejará el original  para su archivo, y enviará copia al Concejo Municipal, al Registro Municipal de la Carrera Administrativa Municipal y al jefe inmediato correspondiente a fin de que éste proceda a entregar copia al empleado(a).

2. De cada evaluación del desempeño, la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente deberá registrar los datos correspondientes a la puntuación obtenida por el empleado(a) y la categoría cualitativa - DEFICIENTE, REGULAR, BUENO, MUY BUENO, EXCELENTE- que corresponda.

3. La Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente contará con un plazo máximo de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de los formularios, para revisarlos, registrar la información y devolverlos al jefe(a) inmediato.

4. Las Oficinas de   Recursos  Humanos  o Unidades competentes han de instruir a los jefes(as), tanto de su sede central, como de servicios desconcentrados o descentralizados, acerca de la seguridad que deben tener los archivos o lugares en los que se guardan los expedientes del desempeño de los empleados(as), con el propósito de que toda la documentación relacionada con la evaluación, se conserve y use en forma cuidadosa y bajo estricta vigilancia del jefe(a) inmediato.

5. Las Oficina de Recursos Humano o Unidad competente ha de procurar que los empleados(as) que pasen a ocupar puestos con rango de jefatura sean capacitados en el uso del presente sistema de evaluación del desempeño, e igualmente, que los nuevos empleados(as) de la Carrera Administrativa Municipal sean inducidos y orientados en esta materia. Es importante que cada jefe(a) inmediato actúe como un capacitador de los empleados(as) a su cargo.

6. La Oficina de Recursos Humanos o Unidad competente han de procurar que las diferentes dependencias de la municipalidad, le brinden información precisa sobre los casos de empleados(as) que se encuentren en cualquiera de las situaciones señaladas en los numerales 4, 6 y 7 del apartado anterior, a fin de que la lista de empleados(as) evaluados, que  deben remitir al Registro Nacional de la Carrera Administrativa Municipal, contenga las justificaciones procedentes en dichos casos. Esta lista deberá ser remitida por la Oficina de Recursos Humanos o Unidad competente, a más tardar  30 días después de haber finalizado el proceso de evaluación y ha de contener los siguientes datos:

Nombre del empleado(a)

Número de DUI

Resultado cuantitativo (promedio anual)

Resultado cualitativo (categoría cualitativa, según la tabla de conversión de puntos)

Justificación de los casos evaluados de acuerdo con las situaciones señaladas en los  puntos 4, 6 y 7.

Los empleados(as) que obtuvieron resultados de DEFICIENTE y REGULAR, así como aquellos que tengan derecho al incentivo por concepto de carrera profesional, han de incluirse por separado del resto de empleados(as), con el propósito de facilitar la información al usuario.

7. Para evitar atrasos en el envío de formularios a las diferentes dependencias, las Oficinas de Recursos Humanos o Unidad competente dispondrán, con suficiente anticipación, de los formularios requeridos para la evaluación de los empleados(as) que están a su cargo.

8. ANEXOS

ANEXO 1: INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO DE EVALUACIÓN  DEL DESEMPEÑO.

ANEXO 2:  EVALUACIONES GRUPO LABORAL NIVEL DE DIRECCIÓN

ANEXO 3: EVALUACIONES GRUPO LABORAL NIVEL TÉCNICO

ANEXO 4: EVALUACIONES GRUPO LABORAL NIVEL ADMINISTRATIVO

ANEXO 5: EVALUACIONES GRUPO LABORAL NIVEL OPERATIVO

ANEXO 6: FICHA DE CHEQUEO SEMESTRAL NIVEL DE DIRECCIÓN

ANEXO 7: FICHA DE CHEQUEO SEMESTRAL NIVEL TÉCNICO

ANEXO 8: FICHA DE CHEQUEO SEMESTRAL NIVEL ADMINISTRATIVO

ANEXO 9: FICHA DE CHEQUEO SEMEATRAL NIVEL DE OPERATIVO

ANEXO 1

INSTRUCTIVO PARA USO DE FORMULARIOS DE

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

1.1 Selección del formulario e identificación del período

El/la jefe inmediato/a escogerá el formulario adecuado, según el grupo laboral al que pertenezca el/la empleado/a, de acuerdo con las funciones que éste realiza, e independientemente de la clasificación formal de su puesto, tal como se indicó en el punto 4.2 del manual.

Para la evaluación el/la jefe/a inmediato/a ha de hacer uso de un ejemplar del formulario de evaluación. En el ejemplar usado para la evaluación ha de consignarse los resultados numéricos y la categoría cualitativa correspondiente al puntaje obtenido en  la Evaluación.

1.2 Apartado A.  Identificación de empleado/a y de sus superiores

Corresponde al  jefe/a  inmediato/a llenar con claridad y exactitud, cada uno de los espacios de este apartado. La información ha de aparecer nítida, sin borrones, tachaduras, ni uso de correctores de escritura.

1.3 Apartado B.  Áreas del desempeño según cada grupo laboral

Este apartado tiene la enumeración y descripción de los siete áreas del desempeño, considerados como relevantes, para fundamentar los criterios de evaluación. Estas  áreas varían según sea el grupo laboral al que correspondan.

Para dar a conocer al empleado/a el grado de desempeño en cada área, el/la jefe/a inmediato/a ha de convocar al empleado/a a una entrevista en la que, el jefe/a expondrá los valores asignados en la evaluación y el empleado/a sus apreciaciones sobre el valor del grado de cada área que mejor representa el desempeño alcanzado a lo largo del período evaluado.

Al concluir la entrevista, el/la empleado/a procederá a firmar en el espacio provisto al final de este apartado. Esta firma prueba únicamente su participación en la entrevista, no significa la aceptación del resultado.

Una vez efectuado lo anterior, el/la jefe inmediato/a pasará al siguiente apartado del formulario.

1.4 Apartado C: Resultados de la Evaluación

En este apartado se colocará el total de los puntajes acumulados en la evaluación practicada por parte del jefe/a inmediato.

Para obtener el resultado de la evaluación, el jefe/a inmediato ha de sumar los puntos asignados a cada área del desempeño evaluada, según los respectivos grados de desempeño elegidos en el apartado B (véase además, el punto 1.3 de este instructivo).

El total de puntos de esta suma deberá anotarlo en el espacio “PUNTUACIÓN ORIGINAL” de la columna correspondiente a la Evaluación I.

Luego de esto, convertirá el puntaje anual a la correspondiente categoría cualitativa y grado de desempeño, de acuerdo con la siguiente tabla de conversión de puntos.

CATEGORIA

RANGO EN PUNTOS

DEFICIENTE

28

REGULAR

De 29 a 56

BUENO

De 57 a 84

MUY BUENO

De 85 a 112

EXCELENTE

De 113 a 140**

**La categoría cualitativa que resulte de la operación anterior, deberá anotarla en el espacio con el mismo nombre.

1.5 Apartado D. Justificación de los grados de desempeño 1 y 2

Con el fin de identificar las causas más evidentes de un nivel de desempeño deficiente o regular, es necesario que el/la jefe/a inmediato/a justifique brevemente las razones en que se basa para otorgar el nivel 1 o el nivel 2 en cada factor así evaluado.

Con ese objetivo, en el espacio provisto en este apartado o en hoja adicional, si lo requiere, ha de indicar las razones por las cuales el/la empleado/a tuvo grados de desempeño 1 o 2 en determinado factor.

1.6 Apartado E. Capacitación y otras opciones de mejoramiento

El objetivo de este apartado es que el/la jefe inmediato/a, tomando en cuenta el criterio del empleado/a y sus propias apreciaciones, determine las acciones de capacitación, asesoría u orientación que puedan contribuir a la corrección o mejoramiento del desempeño de aquellos empleados/as que obtuvieron en su Evaluación Intermedia o Final, grados de desempeño equivalentes a  DEFICIENTE O REGULAR.

Para este propósito deberá entenderse como necesidad de capacitación, la ausencia, insuficiencia o deficiencia de conocimientos, habilidades y aptitudes requeridas por el/la empleado/a  para el eficiente y efectivo desempeño de su puesto.

El/la jefe/a inmediato/a ha de considerar en sus propuestas de capacitación, aquellos aspectos propios de cada área del desempeño que, a su juicio, pueden corregirse o mejorarse. En este sentido, propiciara la participación del empleado/a, solicitando y analizando las sugerencias que éste plantee, sin embargo, la decisión definitiva deberá tomarla él o ella.

Al momento de formular dichas propuestas, el/la jefe/a inmediato/a ha de considerar las condiciones de viabilidad que éstas tengan, según la disponibilidad de recursos materiales, humanos y económicos de la municipalidad. Además de esto, sus recomendaciones serán específicas para las necesidades particulares de cada empleado/a.

Una vez resuelto lo anterior, el/la jefe/a inmediato/a procederá a indicar en el espacio correspondiente de este apartado la solución que recomienda.

Si el mejoramiento del desempeño no depende de la capacitación, sino de una condición ajena a este concepto, entonces, deberá utilizar el espacio “OTRO” e indicar lo que corresponda.

Los planes de capacitación que se preparen con base en los casos de empleados/as que hayan obtenido grados de desempeño equivalentes a DEFICIENTE o REGULAR, deberán ser atendidos a muy corto plazo por la institución.

Con el fin de estimular el desarrollo de aquellos empleados/as que obtuvieren grados de desempeño superiores a DEFICIENTE o REGULAR, el/la jefe/a inmediato/a podrá, excepcionalmente, indicar ciertas áreas que, a su juicio, el/la empleado/a requiere reforzar a través de la capacitación o cualquier otra opción.

En este apartado además se consignará aquellos aspectos que cualitativamente destaquen el buen desempeño de empleados/as que  hayan obtenido las categorías de MUY BUENO Y EXELENTE.

ATENCIÓN. Si por algún motivo la organización no pudiera cumplir dentro de un plazo prudencial, las propuestas de capacitación o cualquiera de las opciones planteadas por el/la jefe/a inmediato/a en este apartado, no ha de imputarse al empleado/a las deficiencias o insuficiencias que, como consecuencia de dicho incumplimiento, mostrare en el período de evaluación siguiente. Por esta razón, es responsabilidad del jefe/a inmediato/a hacer las gestiones pertinentes, a fin de que la municipalidad cumpla con tales propuestas.

1.7 Apartado F. Opinión del empleado/a con respecto a la evaluación

Al momento de recibir el resultado de la evaluación, el/la empleado/a ha de indicar en los espacios de este apartado, si está conforme o no con el resultado. Luego, firmará, anotará la fecha y devolverá el formulario a su jefe/a inmediato/a.  En caso de no estar conforme con el resultado de la evaluación, deberá presentar sus objeciones el día hábil siguiente y solicitar nueva entrevista con el jefe/a inmediato.

Si el/la empleado/a manifiesta conformidad con el resultado de la evaluación, el/la jefe/a inmediato/a dará por concluido el proceso de evaluación con su firma y la indicación de la fecha en los espacios provistos para ello. Completando los  datos de la evaluación en el cuadro del Apartado E.

En caso que el empleado/a no esté de acuerdo presentará al Concejo Municipal y en su defecto al Alcalde o Alcaldesa Municipal la solicitud de revisión, quienes designaran por escrito al jefe/a superior o al funcionario idóneo para realizar una nueva evaluación habiendo oído al interesado o interesada.

Una vez realizada segunda evaluación y establecido acuerdo sobre el puntaje y grado de desempeño obtenido, los designados y el servidor procederán completar el APARTADO E del formulario  y a firmar la nueva resolución,  dejando como válida la última evaluación y dictando las medidas de acuerdo a lo requerido en el formulario respectivo, sobre lo cual notificaran al Concejo Municipal.  

1.8 Apartado G: Resolución del jefe/a superior sobre la solicitud de revisión del empleado

En este apartado se consignarán los resultados del análisis y revisión realizada por el jefe/a superior o designado/a por el Concejo Municipal para atender la solicitud de revisión presentada por el empleado/a.

1.9 Apartado H. Observaciones generales de la jefatura

Este espacio podrá ser utilizado tanto por el/la jefe inmediato/a, como por el/la superior de éste o funcionarios designados por el Concejo Municipal como se detalla en el punto anterior. Se recomienda usar para motivar con alguna frase al empleado/a eficiente o excepcional o, a aquel que ha dado muestras de mejoramiento o que cumplió fielmente el compromiso adquirido para lograr un mejor desempeño. También servirá para indicar los siguientes casos:

Si el/la empleado/a  se negó a asistir a la entrevista de notificación de los resultados de la evaluación.

Si el/la empleado/a se negó a firmar la evaluación.

En cualquiera de estos dos casos deberá levantarse un acta firmada por el/la jefe/a que evalúa y por al menos dos testigos del acto, con sus respectivas calidades.

Si el empleado/a estuvo incapacitado/a, con licencia o beca y cualquier otro aspecto relevante del proceso de evaluación que el/la jefe/a inmediato o el superior juzgue pertinente.

Las observaciones de este apartado deben ser respaldadas por la firma del jefe/a que las haga, la cual deberá consignar al final de éstas.

ANEXO 2

FORMULARIOS EVALUACIONES NIVEL DE DIRECCIÓN

MUNICIPALIDAD DE DELICIAS DE CONCEPCIÓN

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

GRUPO LABORAL NIVEL DE DIRECCIÓN

EVALUACIÓN  ANUAL

Abarca el período comprendido entre el mes de....................................... de 20.........y el mes de........................................de 20........

• IDENTIFICACIÓN DEL SERVIDOR Y DE SUS SUPERIORES

Primer apellido

Segundo Apellido

Nombre

No. DUI

Tiempo efectivo

Meses......................

Tipo de nombramiento

Contrato

Ley de Salarios

Unidad en que trabaja

Apellidos y nombre del jefe/a inmediato/a

Cargo que ocupa

Apellidos y nombre del superior del jefe/a inmediato/a

Cargo que ocupa

ATENCIÓN

1

El instrumento de evaluación le ha de permitir al empleado/a obtener una puntuación máxima de 140 puntos y mínima de 28 de puntos.

2

El puntaje obtenido por cada empleado/a ha de ser traducido según la escala ofrecida en el manual en una categoría cualitativa que está asociada directamente con un grado de desempeño determinado.  

3

Las categorías cualitativas de calificación del desempeño son: Deficiente, Regular, Bueno, Muy Bueno y Excelente.

4

El  jefe inmediato ha de efectuar entrevista con el empleado/a para la notificación de los resultados de la evaluación.

5

Es indispensable que el jefe inmediato conozca ampliamente el Manual de Procedimientos para la Evaluación del Desempeño. Asimismo, se recomienda que la municipalidad  facilite al personal subalterno el acceso a dicho instrumento.

AREAS DEL DESEMPEÑO

Encierre en  círculo el puntaje que mejor corresponda al desempeño del empleado (Ver Anexo 1)

B 1.- PLANEAMIENTO Y ORGANIZACIÓN

Se refiere al establecimiento de objetivos claros y razonables conforme a las funciones de su departamento, sección, unidad, etc, a la determinación de estrategias, a la distribución adecuada de las tareas y a la delegación eficaz de la autoridad

CATEGORÍA CUALITATIVA

DEFICIENTE

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

PUNTAJES

4

8

12

16

20

B 2.- SEGUIMIENTO Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Se refiere al establecimiento de sistemas efectivos para revisar los métodos, procedimientos de trabajo, mejorar el progreso del personal, así como, al interés por verificar problemas existentes o potenciales, generar soluciones innovadoras y guiar  a sus funcionarios en la solución  de problemas, según corresponda.

CATEGORÍA CUALITATIVA

DEFICIENTE

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

PUNTAJES

4

8

12

16

20

B 3.- TOMA DE DECISIONES

Se refiere al establecimiento de prioridades  para la solución de los problemas que se le presenten, resolviéndolos adecuadamente en cuanto a tiempo y resultados, con el mínimo de riesgos al tomar  las decisiones más acertadas y con apego a las normas y políticas establecidas.

CATEGORIA CUALITATIVA

DEFICIENTE

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

PUNTAJES

4

8

12

16

20

B 4.-  RESPONSABILIDAD

Se refiere al cumplimiento consciente de las obligaciones de su labor, a la administración cuidadosa de los recursos disponibles y la respuesta eficaz a la confianza depositada.

CATEGORÍA CUALITATIVA

DEFICIENTE

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

PUNTAJES

4

8

12

16

20

B 5. – LIDERAZGO

Se refiere a la promoción del trabajo en equipo y a la motivación a los/las empleados hacia el logro de los resultados esperados.

CATEGORÍA CUALITATIVA

DEFICIENTE

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

PUNTAJES

4

8

12

16

20